|
System simplexZAP automatyzuje i ułatwia pracę Działu Zamówień Publicznych przez tworzenie postępowania przetargowego, ocenę i wybór ofert, udzielanie zamówień oraz publikację wymaganych dokumentów na stronach internetowych zamawiającego podczas całego procesu postępowania oraz tworzenie protokołów i sprawozdań rocznych zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2013 poz. 907) oraz aktualnymi aktami wykonawczymi do ustawy. Dzięki wykorzystaniu systemu simplexZAP w sposób istotny zwiększa się efektywność i poprawność procesu udzielania zamówień publicznych, oraz kontrola nad prowadzonymi działaniami. Korzyści uzyskiwane dzięki wykorzystaniu oprogramowania:
- organizacja i automatyzacja pracy przy opiniowaniu wniosków zakupowych
- automatyzacja i organizacja kumulowania wniosków zakupowych w postępowanie
- automatyzacja i organizacja pracy w procesie prowadzenia postępowania
- automatyczna publikacja ogłoszeń o postępowaniach i ich bieżących statusach oraz właściwych dokumentów (SIWZ wraz załącznikami, zapytania i dopowiedzi do SIWZ) na stronach internetowych Zamawiającego,
- wspomaganie procesu wyboru oferentów dla danego postępowania lub tematu postępowania (ocena/punktacja dla poszczególnych kryteriów postępowania lub tematu, ranking ofert)
- automatyczna generacja protokołów z przebiegu postępowania
- automatyczna generacja danych dla sprawozdań rocznych
- możliwość dokonania samodzielnej rejestracji przez oferentów oraz pobierania dokumentów przetargowych ze strony zamawiającego
- budowa i obsługa jednolitej bazy oferentów z możliwością wykorzystania w postępowaniach w trybach ograniczonych
- automatyzacja komunikacji mailowej z oferentami (aktualna lista adresowa wszystkich oferentów, którzy pobrali dokumentu do postępowania)
- elektroniczne archiwum wszystkich zapotrzebowań, wniosków zakupowych oraz postępowań przeprowadzonych w trakcie eksploatacji systemu
- elektroniczne archiwum wszystkich ogłoszeń i dokumentów załączonych do postępowania,
- bogate możliwości raportowania w obrębie danych o postępowaniach, i umowach gromadzonych w systemie w różnych przekrojach
Podstawowa funkcjonalność systemu:
- wprowadzanie i opiniowanie wniosków zakupowych, wyznaczaniu trybu i podstawy prawnej postępowania dla wniosku, zatwierdzaniu finansowania, kierowania wniosków do realizacji
- przekształcanie wniosku zakupowego/wniosków zakupowych na postępowanie przetargowe
- obsługa postępowań w trybach: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, dialog konkurencyjny, zapytanie o cenę, zamówienie z wolnej ręki oraz zamówień do 14 000 euro (zapytanie ofertowe, poza ustawą)
- przygotowanie i publikacja wymaganych informacji o przetargach na stronach internetowych zamawiającego na wszystkich etapach postępowania wraz z mechanizmami edycji, generacji ogłoszeń w postaci plików PDF oraz zdejmowania informacji ze strony internetowej Zamawiającego
- publikowanie materiałów do pobrania (SIWZ, załączniki do SIWZ, wnioski itp.) wraz z mechanizmami ładowania aktualnych wersji dokumentów oraz zdejmowania publikacji ze strony www
- mechanizm publikowania ogłoszeń z zapytaniami i odpowiedziami do SIWZ w formie dokumentu PDF oraz ew. załączników
- zarządzanie Kalendarzem Postępowania, Pracownika, Działu
- mechanizm umożliwiający sygnalizację upływających terminów Kalendarzy z określonym przez użytkownika wyprzedzeniem
- mechanizm obsługi odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej, publikacja na stronach internetowych Zamawiającego informacji o wniesionych odwołaniach
- prowadzenie i monitorowanie postępowania od jego rozpoczęcia poprzez rozstrzygnięcie do zawarcia umowy (wykonawcy, kwoty umowy) i ewidencjonowania przebiegu jej realizacji
- automatyczne tworzenie protokołu postępowania na podstawie informacji wprowadzonych do systemu w trakcie prowadzenia postępowania
- generowanie formularza z rocznym sprawozdaniem o udzielonych zamówieniach publicznych
- tworzenie statystyk i raportów z wprowadzonych do systemu wniosków i postępowań
Funkcjonalność dodatkowa: Organizacja pracy:
1. Wprowadzenie, opiniowanie i zatwierdzenie finansowania wniosku.
2. Przekształcenie jednego lub kilku połączonych wniosków zakupowych w postępowanie przetargowe.
3. Uruchomienie postępowania, publikacja dokumentu ogłoszenie o zamówieniu.
4. Obsługa postępowania, wybór najkorzystniejszej oferty, publikacja dokumentu ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty.
5. Zakończenie postępowania, publikacja dokumentu ogłoszenie dokumentu o udzieleniu zamówienia
6. Generacja protokołu w formacie PDF i wydruk.
Sposób pracy z systemem: System bazuje na technologiach internetowych (PHP, javascripts, DHTML, AJAX), pracuje na serwerze linux, dostępny i zarządzany jest w przeglądarce internetowej (Internet Explorer wer. 8 lub nowsza, Google Chrome, Mozilla Firefox), stąd może być dostępny dla pracowników i tłumaczy z każdego miejsca posiadającego łącze z siecią Internet. Ochrona Danych Osobowych: System simplexZAP jest w pełni zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych i stosownymi rozporządzeniami, realizując zabezpieczenia na poziomie wysokim: - wykorzystanie protokołu https w przeglądarce do szyfrowania przesyłu danych w sieci internet
- obowiązek używania mocnych haseł
- indywidualne konto dla każdego użytkownika dostępującego do danych osobowych
- wszystkie operacje na danych osobowych są automatycznie logowane, łącznie z kontem osoby, na którym odbywały się zmiany
Dodatkowe zabezpieczenia: - wszystkie operacje na postępowaniach mogą być logowane, łącznie z kontem osoby, na którym odbywały się zmiany
- możliwość udostępnienia oprogramowania poszczególnym użytkownikom wyłącznie z określonych uprzednio adresów IP
- wszystkie dokumenty przetargowe przechowywane są w bazie danych (a nie w systemie plikowym!) i są chronione poprzez wszystkie zabezpieczenia realizowane na poziomie uprawnień bazy danych
Dostosowanie systemu do specyfikacji pracy Firmy / Instytucji / Uczelni: Pracę nad wdrożeniem systemu organizujemy tak, aby system był jak najlepiej przygotowany do specyfiki pracy w Dziale Zakupów. Wdrożenie poprzedza zawsze analiza mająca na celu dostosowanie systemu do obowiązującej organizacji pracy, tak aby system jak najlepiej i jak najefektywniej wspierał realizowane zadania.
|
