|
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. 2006 Nr 224 poz. 1634) §12 ust. 3 i 4, uczelnie są zobowiązane do wydawania na wniosek studenta dodatkowych odpisów dyplomu w tłumaczeniu na język angielski i inne języki obce. Aby wspomóc Uczelnie w realizacji tego przedsięwzięcia oraz maksymalnie zautomatyzować pracę przy tłumaczeniu i tworzeniu odpisów dyplomu firma Simplex stworzyła autorski system simplexSUEN, który wspomaga pracę Dziekanatów, koordynuje pracę tłumaczy, automatyzuje rozliczanie ich pracy, zapewnia jednolitość tłumaczenia wydawanych dokumentów w językach obcych, tworzy archiwum przetłumaczonych dokumentów. Efektem pracy tłumaczy są jednolite w formie odpisy dyplomów i suplementów studenta w określonym języku oraz baza tłumaczeń słownikowych Uczelni. Odpisy dokumentów przechowywane są w bazie danych w postaci archiwum plików w formacie PDF z możliwością wygodnego wykonania indywidualnego lub zbiorczego wydruku grupy dokumentów. Korzyści uzyskiwane dzięki wykorzystaniu oprogramowania: - utrzymywanie jednolitości w tłumaczeniach poszczególnych dokumentów dzięki zastosowaniu tłumaczeń słownikowych stosowanych we wszystkich dokumentach (nazwy wydziałów, kierunków, specjalności, przedmiotów, systemu ocen itd.),
- jednolitość wszystkich wydawanych dokumentów dyplomu i suplementu dla danego języka (układ i format dokumentu, teksty stałe),
- zmniejszenie nakładu pracy i kosztów na tłumaczenie dokumentów studenta poprzez tłumaczenie jedynie tekstów indywidualnych dla poszczególnych studentów (temat pracy dyplomowej, artystycznej, praktyki, osiągnięcia itp.) lub tekstów słownikowych dotąd nie przetłumaczonych,
- możliwość wykorzystywania tłumaczeń słownikowych pochodzących z systemu dziekanatowego,
- możliwość ciągłego śledzenia stanu i postępu prac nad tłumaczeniem dokumentów,
- możliwość równomiernego obciążenia tłumaczy zadaniami tłumaczenia,
- wspomaganie procesu rozliczania pracy tłumaczy (automatyczne naliczanie ilości znaków, słów, pól,możliwość określenia algorytmów naliczania należności za tłumaczenia),
- budowa elektronicznego archiwum przetłumaczonych dokumentów,
- naliczanie statystyk wydawanych dokumentów obcojęzycznych w zadanym okresie czasu.
Podstawowa funkcjonalność systemu: - transfer danych dyplomów studentów skierowanych do tłumaczenia:
- eksport danych z systemu dziekanatowego za pośrednictwem plików xml i md5,
- odczyt danych dyplomów studenta ze wskazanej bazy danych,
- inny sposób dobrany do specyficznych potrzeb uczelni,
- organizacja danych dyplomów i suplementów w słowniki będące źródłem jednolitych danych do dalszego tłumaczenia,
- implementacja wzorców dokumentów (dyplom, suplement) dla danego języka docelowego zgodnych z wzorcem Uczelni (oraz zgodnym z aktualnym Rozporządzeniem),
- organizacja procesu tłumaczenia danych na języki obce:
podział zadań tłumaczenia danych na dane słownikowe i dane indywidualne, - łączne tłumaczenie danych indywidualnych i wszystkich danych słownikowych razem z dokumentami studenta,
- warianty mieszane w zależności od optymalnego sposobu organizacji pracy preferowanego przez Uczelnię z możliwością odrębnej konfiguracji dla każdego z języków,
- organizacja procesu zlecania zadań do tłumaczenia na wybrane języki,
- koordynacja pracy wielu tłumaczy,
- organizacja i pracy tłumacza w interfejsie przeglądarki internetowej,
- organizacja procesu odbioru zadań i aktualizacji słowników tłumaczonych osobno,
- organizacja procesu wydruku przetłumaczonych dokumentów dyplomu i suplementu.
Funkcjonalność dodatkowa: - podział dyplomów na poszczególnych pracowników dziekanatów oraz na Wydziały (wg osoby importującej dane, wg kierunków i specjalności oraz trybów studiów),
- przypisanie tłumaczy do Wydziałów,
- listy czynności do wykonania przez każdego z pracowników systemu (podpowiedzi - co jest do zrobienia),
- możliwość wykonywania operacji zbiorczych (zlecanie zadań do tłumaczenia, wydruk dokumentów),
- wspomaganie równomiernego rozdzielenia pracy dla poszczególnych tłumaczy,
- panel administracyjny: sumaryczny i indywidualny wgląd w stan systemu,
- statystyki na dany rok oraz sumaryczne.
Organizacja pracy: Przebieg pracy nad dokumentami dyplomu i suplementu w języku angielskim (lub innym języku obcym) obejmuje następujące czynności: 1. Wskazanie danych do tłumaczenia poprzez numer dyplomu lub numer studenta
2. Skierowanie do tłumacza danego języka zadania tłumaczenia danych
3. Praca tłumacza nad tłumaczeniem dokumentu (lub słownika)
4. Odbiór zadania tłumaczenia od tłumacza (dokument PDF dyplomu lub suplementu przechowywany w bazie danych)
5. Wydruk dokumentów PDF dyplomów i suplementów
Ochrona Danych Osobowych:
System simplexSUEN jest w pełni zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych i stosownymi rozporządzeniami, realizując zabezpieczenia na poziomie wysokim: - wykorzystanie protokołu https w przeglądarce do szyfrowania przesyłu danych w internecie,
- obowiązek używania mocnych haseł,
- indywidualne konto dla każdego użytkownika dostępującego do danych osobowych,
- wszystkie operacje na danych osobowych są automatycznie logowane, łącznie z kontem osoby, na którym odbywały się zmiany.
Bezpieczeństwo danych: System został zaprojektowany z dbałością o spójność i bezpieczeństwo przetwarzanych w nim danych: - wszystkie operacje na danych słownikowych są logowane, łącznie z kontem osoby, na którym odbywały się zmiany,
- wymiana danych pomiędzy systemem Dziekanatowym i systemem simplexSUEN, gdy odbywa się w wariancie transferu plików, jest zabezpieczona przy użyciu sum kontrolnych MD5,
- zadania tłumaczenia danych zabezpieczone są przy użyciu sum kontrolnych MD5,
- możliwość udostępnienia oprogramowania poszczególnym użytkownikom wyłącznie z określonych uprzednio adresów IP,
- wszystkie dokumenty przechowywane są w bazie danych (a nie w systemie plikowym!) i są chronione poprzez wszystkie zabezpieczenia realizowane na poziomie uprawnień bazy danych,
- wszystkie zmiany w tłumaczeniach słownikowych są ewidencjonowane, można dotrzeć do stanu słowników z dowolnego dnia użytkowania systemu,
- wszystkie tłumaczenia są odbierane od tłumaczy na podstawie dokumentów odbioru generowanych przez system.
Dostosowanie systemu do specyfiki pracy Uczelni: Pracę nad wdrożeniem systemu organizujemy tak, aby system był jak najlepiej przygotowany do specyfiki pracy Uczelni. Wdrożenie poprzedza zawsze analiza mająca na celu wybór optymalnej metody przenoszenia/czytania danych z systemu Dziekanatowego: - analiza i wybór współpracy systemu simplexSUEN z systemem Dziekanatowym,
- analiza i podział danych na słowniki dla każdego z języków (w zależności spodziewanego zapotrzebowania),
- analiza aktualnego sposobu wydruku dyplomów i suplementów na papierze typu gilosz,
- analiza aktualnego i zaplanowanie optymalnego sposobu pracy nad zlecaniem dyplomów i suplementów do tłumaczenia,
- pracowanie procedury pozyskiwania danych,
- pracowanie wzorców dokumentów dyplomu i suplementu dla Uczelni,
- przygotowanie wg opracowanych założeń,
- wdrożenie systemu na Uczelni.
|
