|
simplexKancelaria to system wspomagający i obsługujący proces zarządzania sprawami kancelarii prawnej. Przechowuje informacje o klientach,sprawach, rozprawach, spotkaniach, dokumentach oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej. System wspomaga i automatyzuje codzienną pracę kancelarii, pomaga w szybkim wyszukiwaniu informacji dotyczących spraw, planowaniu zadań, obsłudze dokumentów i rejestrowaniu korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Korzyści uzyskiwane dzięki wykorzystaniu oprogramowania:
- zawsze i wszędzie łatwy dostęp do spraw i dokumentów,
- organizowanie pracy własnej i pracowników Kancelarii,
- szybki obieg dokumentów,
- automatyzacja wielu aspektów pracy,
- przyjęcie jednolitych procedur postępowania,
- elektroniczne przechowywanie dokumentów,
- zarządzanie terminarzem,
- delegowanie pracowników na rozprawy i spotkania,
- tworzenie własnych wzorów dokumentów,
- łatwe wyszukiwanie informacji.
Podstawowa funkcjonalność systemu
- przechowywanie informacji o klientach, sprawach, zadaniach, rozprawach, spotkaniach, dokumentach, korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- o podejmowanych czynnościach np. o zmianie etapu sprawy, ważnych informacjach o sprawie, o otrzymaniu lub wysłaniu przesyłki do danej sprawy,
- delegowanie pracowników na rozprawy i spotkania z automatycznym dopisywaniem do terminarza użytkownika,
- przypominanie o datach rozpraw i spotkań,
- planowanie zadań oraz przypominanie o upływających terminach wykonania zadań (np. o terminach sądowych),
- tworzenie dokumentów ze wzorców,
- prowadzenie kalendarza wspólnego i indywidualnego dla pracowników,
- dokumenty przy każdej sprawie,
- kontrola przepływu dokumentów,
- miesięczne zestawienia i raporty dla klienta,
- pełna obsługa danych kontaktowych,
- delegowanie zadań,
- delegowanie do rozpraw,
- rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dołączanie dokumentów elektroniczne, tworzenie książki nadawczej, wydruk etykiet adresowych oraz kodów kreskowych umożliwiających łatwe wyszukiwanie dokumentów w systemie,
- automatyczne przydzielanie korespondencji do określonych spraw i do adresatów, dołączanie informacji zawartej w korespondencji do spraw, rozpraw.
Dodatkowe zalety programu:
- elastyczność programu (definiowalne słowniki),
- duża liczba modułów programu,
- możliwość rozbudowy programu,
- prosta obsługa,
- intuicyjny i przyjazny interfejs.
Moduły pakietu podstawowego: SPRAWY – moduł umożliwiający zarządzanie procesem obsługi sprawy od momentu założenia po jej archiwizację.
Moduł SPRAWY pozwala ewidencjonować sprawy określając ich numer, nazwę, sygnaturę, opis, daty rozpoczęcia i zakończenia, rodzaj prowadzonej sprawy, wskazać instytucję do której sprawa jest kierowana, określać strony postępowania, przydzielić osobę odpowiedzialną za sprawę, sygnatury akt w ramach sprawy, rejestrowanie zadań wykonanych w ramach sprawy, ewidencjonowanie dokumentów w wersji elektronicznej, obsługa terminów i kalendarza sprawy, zarządzanie zadaniami w ramach sprawy. Wszystkie prowadzone sprawy można wyświetlić w postaci listy, a formułując kryteria wyszukania, wybrać te, które szukamy. Program umożliwia także przeglądanie historii instancyjności każdej sprawy: sąd w którym się toczy, sygnatura, dane wyroku wydanego w każdej instancji. Dla każdej sprawy windykacyjnej można rejestrować informacje dotyczące postępowania egzekucyjnego jak złożenie wniosku o klauzulę, daty przekazania wniosku do komornika itd.
KORESPONDENCJA – rozbudowany moduł umożliwiający tworzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Moduł KORESPONDENCJA umożliwia tworzenie rejestrów dokumentacji przychodzącej i wychodzącej z możliwością podziału na korespondencję dotyczącą prowadzonych spraw oraz korespondencją kancelaryjną, dołączanie dokumentów w postaci elektronicznej (załączniki), dekretacja dokumentów na sprawy i czynności, archiwizacja korespondencji elektronicznej z przypisaniem do konkretnej sprawy. Umożliwia tworzenie i wydruk książki nadawczej dla Poczty Polskiej oraz automatyczny wydruk etykiet adresowych dla poczty wychodzącej oraz kodów kreskowych dla poczty przychodzącej i wychodzącej, co umożliwia z jednej strony łatwe wyszukanie dokumentu a z drugiej strony informacji o sprawie do której jest dołączony.
Moduł KORESPONDENCJA opcjonalnie można rozszerzyć o moduł AUTOMATYKA, który umożliwia otrzymywaną informację z pism automatycznie osadzać w innych rejestrach. (np. poczta dotycząca rozpraw automatycznie dołączana jest do rejestru rozpraw, poczta dotycząca komorników rozszerza informacje o danej sprawie itd.).
DOKUMENTY – moduł umożliwiający gromadzenie dokumentacji związanej z prowadzonymi sprawami a także własnej dokumentacji kancelarii.
Moduł DOKUMENTY umożliwia dołączanie do sprawy dowolnych dokumentów. Każdy dokument jest identyfikowany przez metrykę zawierającą numer, nazwę, opis, typ oraz lokalizację. Wprowadzając dokumentację sprawy zyskuje się szybki dostęp do elektronicznej wersji danych i informacji. Dokumenty są przypisane do klientów, ich spraw i zadań. Można je łatwo wyszukać, więc w czasie rozprawy lub spotkania z klientem zawsze ma się potrzebne informacje pod ręką.
TERMINARZ – moduł umożliwiający wyświetlanie zadań.
Moduł TERMINARZ ułatwia zarządzanie czasem poprzez wbudowany terminarz. Poza terminami dodawanymi automatycznie przez program (o upływających terminach do sporządzenia pism itp., a także o rozprawach), możliwe jest dodawanie własnych terminów – spotkań, zadań, czynności czy wydarzeń. Terminarz automatycznie przypomni o terminie w czasie określonym przez użytkownika
ROZPRAWY – moduł umożliwiający delegowanie pracowników do rozpraw, tworzący kalendarze z pełną synchronizacją z urządzeniami mobilnymi.
Moduł ROZPRAWY umożliwia delegowanie pracowników do rozpraw, wyszukiwanie terminów rozpraw oraz tworzenie notatek z rozpraw. Użytkownik może przeglądać i drukować listę rozpraw prowadzonych w wybranym okresie czasu zawierającą takie informacje jak: data, godzina, powód, pozwany, sala, sąd, występująca w sądzie. Moduł automatycznie tworzy kalendarze rozpraw dla wszystkich pracowników i kancelarii, które można przeglądać w układzie dziennym, trzydniowym, tygodniowym i miesięcznym. Kalendarze są zsynchronizowane z urządzeniami mobilnymi.
POWIADOMIENIA – moduł umożliwiający wysyłanie komunikatów do użytkowników.
Moduł POWIADOMIENIA pozwala wysyłać automatycznie generowane przypomnienia i komunikaty w dowolnie określonym terminie. Komunikaty przypominające o rozprawach, spotkaniach, zadaniach są wysyłane bezpośrednio na monitor użytkownika.
KLIENCI – moduł zawierający wszystkie dane o uczestnikach postępowania.
Moduł KLIENCI umożliwia rejestrowane dane stron prowadzonych spraw, a także dane innych uczestników postępowania, na przykład świadków. Są to takie dane jak nazwy, adresy, telefony, forma prawna, konta bankowe, adresy e-mailowe, itd. Do informacji o konkretnej osobie lub firmie łatwo można dotrzeć przeglądając listę po sformułowaniu odpowiednich kryteriów wyszukiwania.
PRACOWNICY – moduł zawierający wszystkie dane o pracownikach Kancelarii
Moduł PRACOWNICY umożliwia rejestrowanie wszystkich pracowników Kancelarii. Możliwe jest grupowanie pracowników np. pod względem pełnionych przez nich funkcji. Dane pracowników są wykorzystywane praktycznie we wszystkich pozostałych modułach programu.
SŁOWNIKI – moduł umożliwiający zarządzanie danymi słownikowymi i parametrami systemu.
Moduł SŁOWNIKIumożliwia definiowanie nowych wartości dla słowników na przykład: typów spraw, typów dokumentów. Na potrzeby kontroli czasu wykonania etapu lub sprawy w systemie definiowany jest kalendarz dni roboczych.
Moduły opcjonalne programu simplexKANCELARIA:
KALENDARZ – moduł umożliwiający wyświetlanie rozpraw i spotkań z pełną synchronizacją z urządzeniami mobilnymi.
Moduł KALENDARZ tworzy jeden wspólny kalendarz dla całej kancelarii zawierający wszystkie rozprawy i spotkania dla całej kancelarii oraz indywidualne kalendarze dla każdego pracownika. Akceptacja terminów zadań, przypominanie o zbliżających się terminach, synchronizacja z urządzeniami mobilnymi, wyszukiwanie terminów, automatyczne generowanie przypomnień, nadawanie priorytetów przypomnieniom, tworzenie notatek, zarządzanie dostępem do kalendarza, edytowalny widok kalendarza w układzie dziennym, trzydniowym, tygodniowym i miesięcznym.
URLOPY I L4 – moduł umożliwiający zarządzanie urlopami i zwolnieniami (L4) pracowników.
Moduł URLOPY I L4 porządkuje kwestie przydzielania urlopów, ułatwia planowanie realizowanych przedsięwzięć i umożliwia szybki dostęp do informacji o urlopach i zwolnieniach lekarskich pracowników. Każdy z pracowników ma dostęp do kalendarza, w którym zaprezentowane są urlopy wszystkich osób. Istnieje możliwość wydruku planu urlopowego pracownika lub całego zespołu. Daje możliwość odnotowania zwolnień lekarskich.
POJAZDY – moduł służący do rozliczania przebiegu pojazdów.
Moduł POJAZDY służy do rozliczania przebiegu pojazdów nie ujętych w ewidencji środków trwałych, a wykorzystywanych do prowadzenia działalności. Umożliwia gromadzenie informacji dla dowolnej ilości pojazdów i za dowolny okres. Pozwala na prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wymaganej ustawą obowiązującą od 01.04.2014 r., dotyczącą możliwości odliczania 100% VAT dla firmowych samochodów osobowych używanych wyłącznie do celów firmowych.
Sposób pracy z systemem: System bazuje na technologiach internetowych, pracuje w architekturze klient-serwer, dostępny i zarządzany jest w przeglądarce internetowej, może być dostępny dla pracowników i klientów z każdego miejsca posiadającego łącze z siecią Internet. Standardowo baza danych systemu jest instalowana na serwerze klienta. Można także korzystać z oprogramowania nie mając własnej infrastruktury IT oraz informatyków gdyż świadczymy usługi utrzymania bazy danych systemu na naszych serwerach w konkurencyjnych cenach. Brak konieczności instalowania na każdym komputerze Użytkownika specjalistycznego oprogramowania. Możliwość wykorzystania do wyświetlania kalendarzy innych urządzeń niż komputery, urządzeń mobilnych takich jak tablety i smartfony. Technologie:
System simplexKancelaria działa w oparciu o relacyjno-obiektową, transakcyjną, wysokowydajną bazę danych PostgreSQL. Z uwagi na wykorzystanie technologii Open Source (system operacyjny Linux, serwer WWW Apache, Interpreter PHP, Baza PostgreSQL) system simplexKancelaria nie wymaga dodatkowych nakładów finansowych na oprogramowanie systemowe serwera.
Ochrona Danych Osobowych:
System simplexKancelaria jest w pełni zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych i stosownymi rozporządzeniami, realizując zabezpieczenia na poziomie wysokim:
- wykorzystanie protokołu https w przeglądarce do szyfrowania przesyłu danych w internecie,
- obowiązek używania mocnych haseł z mechanizmami wymuszania ich zmiany co 30 dni,
- konto dla każdego użytkownika dostępującego do danych osobowych (na poziomie bazy danych),
- wszystkie operacje na danych osobowych są automatycznie logowane, łącznie z kontem osoby, na którym odbywały się zmiany.
Dodatkowe zabezpieczenia:
- logowanie wszystkich operacji autoryzacyjnych w systemie
- możliwość udostępnienia oprogramowania poszczególnym użytkownikom wyłącznie z określonych uprzednio adresów IP,
- wszystkie dokumenty przechowywane są w bazie danych (a nie w systemie plikowym!) i są chronione poprzez wszystkie zabezpieczenia realizowane na poziomie uprawnień do bazy danych,
- możliwość szyfrowania danych przechowywanych w bazie
Dostosowanie systemu do specyfiki pracy firmy: Pracę nad wdrożeniem systemu organizujemy tak, aby system był jak najlepiej przygotowany i przystosowany do specyfiki pracy firmy, tak aby wdrożenie i użytkowanie systemu przynosiło jak największe wymierne korzyści w dziedzinie organizacji pracy i podnoszenia jej wydajności, w dziedzinie podnoszenia produktywności pracowników, dziedzinie zwiększania przychodów i dochodów firmy, w dziedzinie optymalnego wykorzystania jej zasobów. Wdrożenie zawsze poprzedzone jest szczegółową analizą mającą na celu wybór optymalnej metody konfiguracji systemu, najlepiej wspomagającej działania firmy.
Na każdym etapie wdrożenia służymy naszym doświadczeniem oraz pomocą w organizacji procesu wdrożenia, tak aby użytkowanie systemu simplexKancelaria jak najszybciej i jak najpełniej zaczęło przynosić oczekiwane, wymierne rezultaty.
|
