|
simplexCRM BUDOWA to system wspomagający i obsługujący proces zarządzania sprawami firmy budowlanej. Przechowuje informacje o klientach, sprawach, dokumentach oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Zawiera obieg dokumentów, który umożliwia tworzenie i przekazywanie dokumentów w wersji elektronicznej między użytkownikami systemu, cały czas kontrolując stan zadania. System wspomaga i automatyzuje codzienną pracę biura, pomaga w szybkim wyszukiwaniu informacji dotyczących spraw, w obsłudze dokumentów i rejestrowaniu korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Korzyści uzyskiwane dzięki wykorzystaniu oprogramowania: - zawsze i wszędzie łatwy dostęp do spraw i dokumentów,
- organizowanie pracy własnej i pracowników biura,
- szybki obieg dokumentów,
- elektroniczne przechowywanie dokumentów,
- zarządzanie terminarzem,
- delegowanie pracowników na spotkania,
- łatwe wyszukiwanie informacji.
Podstawowa funkcjonalność systemu: - przechowywanie informacji o klientach, kontrahentach, sprawach, spotkaniach, dokumentach, korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- delegowanie pracowników na spotkania z automatycznym dopisywaniem do terminarza użytkownika,
- przypominanie o datach spotkań,
- planowanie zadań oraz przypominanie o upływających terminach wykonania zadań (np. o upływających terminach zapłaty faktur),
- prowadzenie kalendarza wspólnego i indywidualnego dla pracowników,
- kontrola przepływu dokumentów,
- rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dołączanie elektronicznych dokumentów, tworzenie książki nadawczej, wydruk etykiet adresowych oraz kodów kreskowych umożliwiających łatwe wyszukiwanie dokumentów w systemie.
Dodatkowe zalety programu: - elastyczność programu (definiowalne słowniki),
- duża liczba modułów programu,
- możliwość rozbudowy programu,
- prosta obsługa,
- intuicyjny i przyjazny interfejs.
Moduły pakietu podstawowego: SPRAWY – moduł umożliwiający zarządzanie procesem obsługi sprawy od momentu założenia po jej archiwizację. Moduł SPRAWY pozwala ewidencjonować zapytania ofertowe, oferty, umowy i budowy określając: opis, daty rozpoczęcia i zakończenia, ewidencjonować dokumenty w wersji elektronicznej. Wszystkie prowadzone sprawy można wyświetlić w postaci listy, a formułując kryteria wyszukania, wybrać te, które szukamy. Pracownicy mogą wyszukiwać sprawy i dokumenty na podstawie metryki - identyfikator sprawy, nazwa klienta, data otrzymania dokumentu. KORESPONDENCJA – rozbudowany moduł umożliwiający obsługę pełnego przepływu korespondencji. Moduł KORESPONDENCJA umożliwia tworzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dołączanie do każdego pisma dokumentów w postaci elektronicznej, automatyczną numerację pism według ustalonych schematów, dekretacje dokumentów. Każdy dokument przez proces dekretacji jest kierowany do właściwego pracownika w celu wykonania zadania lub do jego wiadomości. Podczas dekretacji można określić termin realizacji sprawy, na podstawie terminu realizacji system automatycznie generuje przypomnienie dla pracownika. W formularzu dekretacji faktury dokonuje się dodatkowo przypisanie faktury do dowolnej liczby budów. Kierownicy budów dostają automatycznie informację o przypisanej do ich budowy fakturze. Dokumenty przypisywane są dodatkowo do określonych spraw i przekazywane na elektroniczne półkę korespondencji. Moduł ten umożliwia tworzenie i wydruk książki nadawczej dla Poczty Polskiej oraz automatyczny wydruk etykiet adresowych dla poczty wychodzącej, obsługuje dokumenty dostarczane papierowo i elektronicznie. OBIEG DOKUMENTÓW – moduł umożliwiający przepływ dokumentów zgodnie z procedurami firmy. Moduł OBIEG DOKUMENTÓW dotyczy wszystkich powtarzalnych procesów, takich jak proces składania ofert, dekretacji faktur, akceptacji wydatków, czy uzgadniania umów. Obieg dokumentów udostępnia odpowiednie formularze elektroniczne, zapewnia, że każdą rozpoczętą sprawę możemy śledzić aż do jej zakończenia. System obiegu dokumentów pozwala pracownikom prowadzić sprawy i zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej. Dokumenty wytworzone przez pracowników mogą podlegać akceptacji przełożonych, zaakceptowane dokumenty trafiają do sekretariatu do wydrukowania i wysłania lub mogą być samodzielnie wysyłane do adresata pocztą elektroniczną. DOKUMENTY – moduł umożliwiający gromadzenie dokumentacji związanej z prowadzonymi sprawami. Moduł DOKUMENTY umożliwia dołączanie do sprawy dowolnych dokumentów. Wprowadzając dokumentację sprawy zyskuje się szybki dostęp do elektronicznej wersji danych i informacji. Dokumenty są przypisane do klientów, ich spraw i zadań. Można je łatwo wyszukać, więc zawsze ma się potrzebne informacje pod ręką. Nad dokumentami może pracować każdy pracownik biura. POWIADOMIENIA – moduł umożliwiający wysyłanie komunikatów do użytkowników. Moduł POWIADOMIENIA pozwala wysyłać automatycznie generowane przypomnienia i komunikaty w dowolnie określonym terminie. Komunikaty przypominające o spotkaniach, zadaniach są wysyłane bezpośrednio na monitor użytkownika. KLIENCI – moduł zawierający wszystkie dane o uczestnikach postępowania. Moduł KLIENCI umożliwia rejestrowanie dane klientów, kontrahentów, urzędów, z którymi firma współpracuje . Są to takie dane jak nazwy, adresy, telefony, forma prawna, konta bankowe, adresy e-mailowe, itd. Do informacji o konkretnej osobie lub firmie łatwo można dotrzeć przeglądając listę po sformułowaniu odpowiednich kryteriów wyszukiwania. PRACOWNICY – moduł zawierający wszystkie dane o pracownikach biura. Moduł PRACOWNICY umożliwia rejestrowanie wszystkich pracowników Kancelarii. Możliwe jest grupowanie pracowników np. pod względem pełnionych przez nich funkcji. Dane pracowników są wykorzystywane praktycznie we wszystkich pozostałych modułach programu. Definiowanie przez uprawnionego użytkownika struktury organizacyjnej, podział na działy, zależności między pracownikami, uprawnienia dostępu do informacji. SŁOWNIKI – moduł umożliwiający zarządzanie danymi słownikowymi i parametrami systemu. Moduł SŁOWNIKI umożliwia definiowanie nowych wartości dla słowników na przykład: typów spraw, typów dokumentów. Na potrzeby kontroli czasu wykonania etapu lub sprawy w systemie definiowany jest kalendarz dni roboczych. Moduły opcjonalne programu simplexCRM BUDOWA: SPOTKANIA – moduł umożliwiający delegowanie pracowników do spotkań. Moduł SPOTKANIA umożliwia delegowanie pracowników do spotkań, wyszukiwanie terminów oraz tworzenie notatek ze spotkań. Użytkownik może przeglądać listę spotkań prowadzonych w wybranym okresie czasu zawierającą takie informacje jak: data, godzina, temat, miejsce oraz wprowadzone notatki . Moduł automatycznie tworzy kalendarze spotkań dla wszystkich pracowników, które można przeglądać w układzie dziennym, trzydniowym, tygodniowym i miesięcznym. Kalendarze są zsynchronizowane z urządzeniami mobilnymi. KALENDARZ – moduł umożliwiający wyświetlanie spotkań z pełną synchronizacją z urządzeniami mobilnymi. Moduł KALENDARZ tworzy jeden wspólny kalendarz zawierający wszystkie spotkania dla całego biura oraz indywidualne kalendarze dla każdego pracownika. Akceptacja terminów spotkań, przypominanie o zbliżających się terminach, synchronizacja z urządzeniami mobilnymi, wyszukiwanie terminów, automatyczne generowanie przypomnień, tworzenie notatek, zarządzanie dostępem do kalendarza, widok kalendarza w układzie dziennym, trzydniowym, tygodniowym i miesięcznym. URLOPY I L4 – moduł umożliwiający zarządzanie urlopami i zwolnieniami (L4) pracowników. Moduł URLOPY I L4 porządkuje kwestie przydzielania urlopów, ułatwia planowanie realizowanych przedsięwzięć i umożliwia szybki dostęp do informacji o urlopach i zwolnieniach lekarskich pracowników. Każdy z pracowników ma dostęp do kalendarza, w którym zaprezentowane są urlopy wszystkich osób. Istnieje możliwość wydruku planu urlopowego pracownika lub całego zespołu. Daje możliwość odnotowania zwolnień lekarskich. SAMOCHODY SŁUŻBOWE – moduł służący do rozliczania przebiegu pojazdów. Moduł SAMOCHODY SŁUŻBOWE służy do rozliczania przebiegu pojazdów nie ujętych w ewidencji środków trwałych, a wykorzystywanych do prowadzenia działalności. Umożliwia gromadzenie informacji dla dowolnej ilości pojazdów i za dowolny okres. Pozwala na prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wymaganej ustawą obowiązującą od 01.04.2014 r., dotyczącą możliwości odliczania 100% VAT dla firmowych samochodów osobowych używanych wyłącznie do celów firmowych. Sposób pracy z systemem: System bazuje na technologiach internetowych, pracuje w architekturze klient-serwer, dostępny i zarządzany jest w przeglądarce internetowej, może być dostępny dla pracowników z każdego miejsca posiadającego łącze z siecią Internet. Standardowo baza danych systemu jest instalowana na serwerze klienta. Można także korzystać z oprogramowania nie mając własnej infrastruktury IT oraz informatyków, gdyż świadczymy usługi utrzymania bazy danych systemu na naszych serwerach w konkurencyjnych cenach. Brak konieczności instalowania na każdym komputerze Użytkownika specjalistycznego oprogramowania. Możliwość wykorzystania do wyświetlania kalendarzy innych urządzeń niż komputery, urządzeń mobilnych takich jak tablety i smartfony. Technologie: System simplexCRM BUDOWA działa w oparciu o relacyjno-obiektową, transakcyjną, wysokowydajną bazę danych PostgreSQL. Z uwagi na wykorzystanie technologii Open Source (system operacyjny Linux, serwer WWW Apache, Interpreter PHP, Baza PostgreSQL) system simplexCRM BUDOWA nie wymaga dodatkowych nakładów finansowych na oprogramowanie systemowe serwera. Ochrona Danych Osobowych: System simplexCRM BUDOWA jest w pełni zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych i stosownymi rozporządzeniami, realizując zabezpieczenia na poziomie wysokim: - wykorzystanie protokołu https w przeglądarce do szyfrowania przesyłu danych w internecie,
- obowiązek używania mocnych haseł z mechanizmami wymuszania ich zmiany co 30 dni,
- konto dla każdego użytkownika dostępującego do danych osobowych (na poziomie bazy danych),
- wszystkie operacje na danych osobowych są automatycznie logowane, łącznie z kontem osoby, na którym odbywały się zmiany.
Dodatkowe zabezpieczenia:
- logowanie wszystkich operacji autoryzacyjnych w systemie,
- możliwość udostępnienia oprogramowania poszczególnym użytkownikom wyłącznie z określonych uprzednio adresów IP,
- wszystkie dokumenty przechowywane są w bazie danych (a nie w systemie plikowym!) i są chronione poprzez wszystkie zabezpieczenia realizowane na poziomie uprawnień do bazy danych,
- możliwość szyfrowania danych przechowywanych w bazie.
|
